Электронный документооборот

Проведение операций с маркируемыми товарами или импортными товарами, подлежащими прослеживаемости, требует документооборота в электронном виде (ЭДО). Для настройки ЭДО в программе предварительно должны быть выполнены следующие действия:

■ Получен сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

■ Установлена программа-криптопровайдер и установлен на компьютере сертификат электронной подписи.

■ Заключен договор с оператором ЭДО (рекомендуется сервис http://1c-edo.ru/, подключиться к сервису можно непосредственно из программы).

После этого можно приступать к настройкам интеграции с ЭДО в программе.

Настройка работы с электронной подписью

Для работы с электронной подписью в программе необходимо включить функциональную опцию Электронные подписи (НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен электронными документами – Электронная подпись и шифрование).

После этого необходимо добавить сертификат электронной подписи, выбрав вариант Из установленных на компьютере в форме Настройки электронной подписи и шифрования на закладке Сертификаты (Администрирование – Сервис – Обмен электронными документами). На этой же форме можно подготовить Заявление на выпуск сертификата (кнопка Добавить на закладке Сертификаты) или Обновить сертификат.

Для сертификата будет создана карточка в программе. В этой карточке можно связать сертификат с организацией, учет по которой ведется в программе, указать виды подписываемых документов. Рекомендуется не привязывать сертификат к конкретному пользователю (реквизит Пользователь оставить пустым). При установленном флажке Вводить пароль в программе электронной подписи программа не будет запрашивать подпись пользователя при каждом инициировании обмена ЭДО. Можно также сохранить подпись на время сеанса, установив одноименный флажок в форме запроса подписи.

На закладке Программы необходимо выбрать из списка доступных программ криптопровайдер для работы с подписью. Для клиент-серверной архитектуры в форме Настройки электронной подписи и шифрования на закладке Программы рекомендуется установить флажки Проверять подписи и сертификаты на сервере и Подписывать на сервере (подробнее о настройке работы с ГИС МТ в многопользовательском режиме см. в разделе «Поддержание актуальности токенов авторизации»).

Подключение к ЭДО

Следующим шагом необходимо настроить учетную запись ЭДО (Администрирование – Сервис – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами).

Следуя подсказкам помощника, необходимо выбрать сертификат из числа установленных на компьютере для данной организации. Затем нужно выбрать, будет ли эта учетная запись связана с новым идентификатором организации оператора ЭДО или учетная запись создается для существующего идентификатора.

На следующей странице помощника необходимо указать код налогового органа и назначение учетной записи, при необходимости – описание учетной записи и электронную почту для получения уведомлений. Если все настройки выполнены верно, то по команде Подключить оператор ЭДО присвоит уникальный идентификатор для данной учетной записи.

Следующим шагом необходимо настроить взаимодействие между учетными записями организации и поставщика (контрагента). Для этого у контрагента должен быть установлен флажок Участник ЭДО.

Создание настройки электронного документооборота с контрагентом

После подключения организации к ЭДО необходимо настроить документооборот с каждым контрагентом. Для этого необходимо перейти к списку Настройки ЭДО (Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами) и создать новую настройку.

В настройке следует выбрать организацию, контрагента и указать их идентификаторы учетных записей в системе ЭДО.

Способ обработки поступающих электронных документов хранится на закладке Настройки получения в форме Настройка отражения документов в учете.

В случае, когда выбран вариант Вручную в форме электронного документа, полученный электронный УПД отобразится в папке Отразить в учете (Текущие дела ЭДО – Входящие). В колонке Отражение в учете напротив УПД появится ссылка Создать документы. Можно создать новый документ или подобрать существующий.

Если используется автоматический способ, то при получении электронного УПД, включающего счет-фактуру и первичный документ, в программе будут сразу автоматически сформированы два документа учетной системы: Поступление товаров и Счет-фактура полученный.

Сопоставление номенклатуры

Однако если товар приобретен у данного продавца впервые и товары продавца и покупателя не синхронизированы, то прикладные документы не могут создаться автоматически. В этом случае в форме Текущие дела ЭДО в колонке Отражение в учете напротив УПД отобразится ссылка Сопоставить номенклатуру. В форме Сопоставление номенклатуры необходимо заполнить поле Номенклатура, выбрав соответствующую позицию из справочника Номенклатура или создав новую. Действия по сопоставлению номенклатуры выполняются только один раз. После сопоставления в списке входящих документов напротив УПД появится гиперссылка Создать документы.

При повторном поступлении сопоставленных товаров от данного поставщика документы Поступление товаров и Счет-фактура полученный будут созданы автоматически.

На второй закладке настройки обмена с контрагентом хранятся настройки отправки документов.

Для уточнения порядка обмена электронными УПД нужно перейти по ссылке в поле Регламент ЭДО.

Флажок Ожидать ответную подпись нужно установить, если требуется составление двустороннего документа, удостоверяющего приемку (обязательно при передаче товаров в рамках договора купли-продажи).

Флажок Ожидать извещение о получении нужно установить, если по взаимному согласию сторон формируется извещение о получении счета-фактуры.

Для настройки обменов маркированным товаром (см. раздел «Маркировка товаров») необходимо установить флажки Счет-фактура и первичный документ в одном документе и Счет-фактура и корректировка в одном документе.

При сохранении настройки контрагенту будет автоматически сформировано письмо – приглашение к обмену.

Для начала обмена электронными документами контрагент должен принять приглашение.

Для настройки обмена между своими организациями (например, в случае если магазины в торговой сети продают товары от имени разных организаций) необходимо для каждой организации, участвующей в обмене, создать запись в справочнике контрагентов и создать две пары настроек для перемещений товаров между организациями.

Принять приглашения от контрагентов или посланные между организациями можно в форме Текущие дела ЭДО.

Решения, если клиенту не передаются документы в ЭДО

• В карточке контрагента не указан юридический адрес

Передача документа контрагенту в разных форматах

• Выгрузка УПД в формате xml: Документы продажи (все) - Ещё - ЭДО - Выгрузить документ в файл.